Privacybeleid Equalify B.V.

Laatst bijgewerkt: 19 mei 2026

Equalify B.V. respecteert de privacy van iedereen die onze website, ons platform en onze diensten gebruikt. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke grondslag, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

Dit privacybeleid geldt voor bezoekers van onze website, werkzoekenden, kandidaten, werkgevers, recruiters, contactpersonen bij organisaties, nieuwsbriefabonnees en andere personen die contact met ons opnemen.

1. Wie zijn wij?

Equalify B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Equalify B.V.
Klokgebouw 242
5617 AA Eindhoven
Nederland

E-mail: info@equalify.nl

Als wij voor bepaalde onderdelen optreden als verwerker namens een werkgever, bijvoorbeeld wanneer een werkgever kandidaatgegevens binnen het platform beheert, maken wij daarover afzonderlijke afspraken met die werkgever in een verwerkersovereenkomst.

Voor verwerkingen die werkgevers zelfstandig uitvoeren in het kader van hun eigen recruitmentproces, zoals selectie, beoordeling, communicatie, uitnodiging, afwijzing en eventuele aanname van kandidaten, is de betreffende werkgever zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Equalify is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop werkgevers persoonsgegevens verwerken buiten de functionaliteiten en doelen van het platform.

2. Wat doet Equalify?

Equalify is een recruitmentplatform voor werkzoekenden en werkgevers. Het platform helpt werkzoekenden passende vacatures te vinden en helpt werkgevers bij het beheren van vacatures, sollicitaties, kandidaten, matchscores, interviewplanning en opvolging.

Het platform maakt gebruik van AI-ondersteunde matching. Daarbij kunnen profielgegevens van kandidaten, vacaturegegevens, voorkeuren, beschikbaarheid, locatie, vaardigheden en andere relevante informatie worden gebruikt om een matchscore, deelscores en een toelichting op de match te genereren.

Een matchscore of AI-toelichting is bedoeld als ondersteuning. Een sollicitatie, uitnodiging, afwijzing of aannamebesluit wordt niet uitsluitend door ons systeem genomen. Werkgevers en recruiters blijven verantwoordelijk voor hun eigen selectie- en aannamebesluiten.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening, communicatie, beveiliging, administratie en wettelijke verplichtingen.

Equalify kan persoonsgegevens rechtstreeks van gebruikers ontvangen, maar ook via werkgevers, recruiters, partners of gekoppelde systemen. Dat kan bijvoorbeeld wanneer een werkgever een kandidaat uitnodigt, sollicitatiegegevens toevoegt of interviewinformatie vastlegt. In dat geval verwerken wij de gegevens voor zover dat nodig is voor het gebruik van het platform en in overeenstemming met dit privacybeleid.

3.1. Websitebezoekers

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

naam van de pagina’s die u bezoekt;
datum en tijdstip van bezoek;
IP-adres, browsergegevens;
apparaatgegevens;
technische loggegevens;
cookiegegevens en vergelijkbare informatie over het gebruik van de website.

Wij gebruiken deze gegevens voor het functioneren, beveiligen, analyseren en verbeteren van onze website.

3.2. Contactformulier

Als u via het contactformulier contact met ons opneemt, verwerken wij:

naam;
telefoonnummer;
e-mailadres;
onderwerp;
berichtinhoud en eventuele andere gegevens die u zelf in uw bericht opneemt.

Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag te beantwoorden, contact met u op te nemen en onze dienstverlening te verbeteren.

3.3. Nieuwsbrief

Als u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, verwerken wij:

e-mailadres;
aanmelddatum;
toestemmingsregistratie;
voorkeuren;
verzendstatistieken; en
afmeldgegevens.

Wij gebruiken deze gegevens om nieuwsbrieven, carrière-informatie, vacaturemeldingen of andere relevante berichten te sturen. U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink in de nieuwsbrief.

3.4. Accountgegevens van werkzoekenden

Als u als werkzoekende een account aanmaakt, verwerken wij onder meer:

voornaam;
achternaam;
e-mailadres;
wachtwoord in versleutelde vorm;
accounttype;
profielgegevens;
beschikbaarheid;
locatie of regio;
voorkeuren;
opleiding;
werkervaring;
vaardigheden;
cv;
motivatie;
sollicitaties;
communicatie met werkgevers;
interviewafspraken;
feedback;
statusinformatie; en
andere gegevens die u zelf toevoegt aan uw profiel.

Afhankelijk van de inrichting van het platform kunnen ook profiel- of matchgegevens worden gebruikt om passende vacatures of werkgevers te tonen. Afhankelijk van de instellingen binnen het platform kan een werkzoekende bepalen of zijn profiel zichtbaar is voor werkgevers. Als een werkzoekende solliciteert of zijn profiel zichtbaar maakt, kunnen werkgevers die toegang hebben tot het platform relevante profielgegevens, matchinformatie en sollicitatiegegevens bekijken. Als een profiel niet zichtbaar is gemaakt en de werkzoekende niet heeft gesolliciteerd, wordt het profiel niet actief aan werkgevers getoond, tenzij dit noodzakelijk is voor een door de werkzoekende gebruikte functionaliteit.

3.5. Accountgegevens van werkgevers

Als u als werkgever een account aanmaakt, verwerken wij onder meer:

bedrijfsnaam;
naam en contactgegevens van contactpersonen;
zakelijk e-mailadres;
wachtwoord in versleutelde vorm;
factuurgegevens;
abonnementsgegevens;
betaalstatus;
vacaturegegevens;
voorkeuren;
selectiecriteria;
communicatie met kandidaten;
interviewplanning;
feedback;
dashboardgegevens.

Werkgevers en recruiters kunnen binnen het platform, voor zover deze functionaliteit beschikbaar is, feedback, notities, statusinformatie en opvolginformatie over kandidaten vastleggen.

3.6. Vacatures, sollicitaties en interviews

Binnen het platform kunnen wij gegevens verwerken over:

vacatures;
functie-eisen;
teamcontext;
essentiële functie-eisen;
sollicitatiestatus;
uitnodigingen;
interviewmomenten;
beschikbaarheid;
reminders;
reacties;
afwijzingen;
verplaatsingen van interviews en interne opvolging.

Deze gegevens zijn nodig om het recruitmentproces via het platform mogelijk te maken.

Werkgevers en recruiters mogen in feedbackvelden, notities of statusinformatie geen onnodige, discriminerende, beledigende of bijzondere persoonsgegevens opnemen. Feedback en notities moeten feitelijk, relevant en proportioneel zijn en mogen alleen worden gebruikt voor het betreffende recruitmentproces.

3.7. AI-matching, profilering en analyses

Equalify kan AI gebruiken om kandidaten en vacatures te vergelijken. Daarbij kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

vaardigheden;
ervaring;
opleiding;
beschikbaarheid;
locatie;
voorkeuren;
vacaturecriteria;
teamcontext;
matchscore;
deelscores;
toelichtingen;
aandachtspunten;
risicosignalen; en
feedback van recruiters en uitkomsten van procedures.

Deze verwerking kan worden aangemerkt als profilering in de zin van de AVG. De uitkomsten zijn ondersteunend en bedoeld om sneller inzicht te geven in mogelijke geschiktheid of aandachtspunten. Equalify gebruikt deze uitkomsten niet om volledig automatisch besluiten te nemen die rechtsgevolgen hebben of iemand anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

3.8. Betalingen en abonnementen

Voor werkgeversabonnementen kunnen wij betalings- en factuurgegevens verwerken, zoals:

bedrijfsnaam;
factuuradres;
btw-gegevens;
abonnementsvorm;
betaalstatus;
factuurnummer;
transactiegegevens.

Betalingen en abonnementsbeheer kunnen via Stripe verlopen. Stripe verwerkt daarbij betaalgegevens volgens haar eigen voorwaarden en privacybeleid. Equalify ontvangt in beginsel geen volledige creditcard- of bankgegevens, maar wel betaalstatussen en administratieve transactie-informatie.

3.9. Beveiliging en misbruikpreventie

Wij verwerken technische en administratieve gegevens om ons platform te beveiligen, misbruik te voorkomen en incidenten te onderzoeken. Denk aan IP-adressen, logbestanden, loginpogingen, sessiegegevens, foutmeldingen en beveiligingsmeldingen.

3.10. Bijzondere persoonsgegevens

Wij vragen gebruikers niet om bijzondere persoonsgegevens aan ons te verstrekken, zoals gegevens over gezondheid, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religie, vakbondslidmaatschap, seksuele gerichtheid of strafrechtelijke gegevens.

Het kan voorkomen dat gebruikers dergelijke gegevens zelf opnemen in een cv, motivatie, bericht of ander document. Wij vragen gebruikers om dit niet te doen, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de betreffende sollicitatie of wettelijk vereist is. Als wij bijzondere persoonsgegevens verwerken, doen wij dat alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

4. Voor welke doelen en op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Doel	Voorbeelden	Grondslag
Account aanmaken en beheren	registratie, login, profielbeheer	uitvoering van de overeenkomst
Recruitmentplatform leveren	vacatures tonen, sollicitaties beheren, interviewplanning	uitvoering van de overeenkomst
AI-matching en aanbevelingen	matchscores, deelscores, toelichting, rangschikking	uitvoering van de overeenkomst
Werkgeversdiensten leveren	vacaturebeheer, kandidatenoverzicht, dashboard, abonnement	uitvoering van de overeenkomst
Contact afhandelen	vragen, support, klachten, demo- of salesverzoeken	gerechtvaardigd belang of uitvoering van de overeenkomst
Nieuwsbrief versturen	carrière-informatie, vacaturemeldingen, updates	toestemming of bestaande klantrelatie waar toegestaan
Betalingen en facturatie	abonnementen, betaalstatus, administratie	uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting
Beveiliging	fraudepreventie, logging, toegangscontrole	gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting
Verbetering van platform en AI-functionaliteiten	gebruiksanalyse, foutopsporing, optimalisatie, testen, evalueren en verbeteren van matching en AI-functionaliteiten	gerechtvaardigd belang, of toestemming wanneer dat wettelijk vereist.
Wettelijke verplichtingen	fiscale administratie, verzoeken van autoriteiten	wettelijke verplichting
Rechtspositie beschermen	geschillen, bewijs, handhaving voorwaarden	gerechtvaardigd belang

Wanneer wij ons baseren op gerechtvaardigd belang, maken wij steeds een afweging tussen ons belang en de privacybelangen van betrokkenen. U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die op gerechtvaardigd belang zijn gebaseerd.

5. AI, profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Equalify gebruikt AI om kandidaten en vacatures met elkaar te vergelijken en om werkgevers en werkzoekenden inzicht te geven in mogelijke matches. Het systeem kan bijvoorbeeld een matchscore, deelscores en een tekstuele toelichting genereren.

De onderliggende logica is in hoofdlijnen dat het systeem relevante gegevens uit kandidaatprofielen en vacaturegegevens vergelijkt. Daarbij kan onder meer worden gekeken naar vaardigheden, opleiding, ervaring, beschikbaarheid, locatie, functie-eisen, voorkeuren en andere gegevens die door gebruikers zijn verstrekt. Op basis daarvan geeft het systeem een indicatie van de mate waarin een kandidaat en een vacature bij elkaar passen.

Equalify kan op basis van door gebruikers verstrekte gegevens ook afgeleide informatie genereren, zoals vermoedelijke vaardigheden, ontbrekende vaardigheden, aandachtspunten, matchargumenten of indicaties van aansluiting op een vacature. Deze afgeleide informatie is ondersteunend en kan onjuist of onvolledig zijn.

De gevolgen voor gebruikers kunnen zijn dat bepaalde vacatures of kandidaten prominenter worden getoond, dat een werkgever sneller inzicht krijgt in een profiel of dat aandachtspunten zichtbaar worden gemaakt. De uitkomsten zijn bedoeld als hulpmiddel voor menselijke beoordeling en vormen geen definitief oordeel over geschiktheid, functioneren, betrouwbaarheid of toekomstige prestaties van een kandidaat.

Equalify neemt geen volledig geautomatiseerde besluiten over aanname, afwijzing, uitnodiging of beëindiging van een sollicitatieprocedure. Werkgevers en recruiters blijven verantwoordelijk voor hun eigen selectie- en aannamebesluiten. AI-uitkomsten mogen niet worden gebruikt als enige grondslag voor een besluit dat een kandidaat wezenlijk raakt.

Gebruikers kunnen vragen stellen over een matchscore, toelichting of afgeleide informatie die betrekking heeft op hun profiel. Zij kunnen ook verzoeken om menselijke beoordeling, correctie van onjuiste gegevens of bezwaar maken tegen de verwerking, voor zover zij daarvoor op grond van de AVG recht hebben.

Equalify kan persoonsgegevens gebruiken om AI-functionaliteiten binnen het platform te testen, te verbeteren en te evalueren, voor zover daarvoor een geldige grondslag bestaat. Waar mogelijk gebruikt Equalify hiervoor geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens. Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor algemene training van externe AI-modellen zonder geldige grondslag en passende waarborgen.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde bedrijfsvoering.

Wij kunnen gegevens delen met:

werkgevers en recruiters die het platform gebruiken;
werkzoekenden of kandidaten voor zover nodig binnen het sollicitatieproces;
hostingproviders;
IT-leveranciers;
e-mailproviders;
betaalproviders zoals Stripe;
analytics- en cookieleveranciers;
AI- of softwareleveranciers;
administratieve dienstverleners;
juridische of fiscale adviseurs;
toezichthouders;
opsporingsinstanties of andere partijen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Daarin maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid, bewaartermijnen en het gebruik van persoonsgegevens.

Als wij AI- of softwareleveranciers inschakelen, zorgen wij ervoor dat zij persoonsgegevens alleen verwerken volgens onze instructies of op basis van een eigen geldige grondslag, en dat passende afspraken zijn gemaakt over beveiliging, vertrouwelijkheid en doorgifte buiten de EER.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Als persoonsgegevens toch worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, doen wij dat alleen wanneer daarvoor passende waarborgen bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, standaardcontractbepalingen of andere wettelijk toegestane mechanismen. U kunt contact met ons opnemen als u meer informatie wilt over de passende waarborgen die wij gebruiken bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

Gegevenscategorie	Bewaartermijn
Contactformulier en supportvragen	maximaal 2 jaar na laatste contact, tenzij langer nodig voor geschil of dienstverlening
Nieuwsbriefgegevens	zolang u ingeschreven bent; bewijs van toestemming maximaal 5 jaar na laatste verzending
Accountgegevens werkzoekenden	zolang het account actief is. Na verwijdering van het account of na 12 maanden inactiviteit verwijderen of anonimiseren wij deze gegevens binnen maximaal 3 maanden, tenzij langere bewaring noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting, lopende sollicitatieprocedure of geschil.
Profiel-, cv- en sollicitatiegegevens	Profiel- en cv-gegevens bewaren wij zolang het account actief is. Als een werkzoekende het account verwijdert of het account langer dan 12 maanden inactief is, verwijderen of anonimiseren wij deze gegevens binnen maximaal 3 maanden, tenzij langere bewaring noodzakelijk is vanwege een lopende sollicitatieprocedure, wettelijke verplichting of geschil. Sollicitatiegegevens die betrekking hebben op een specifieke procedure bewaren wij tot maximaal 4 weken na afronding van die procedure, tenzij de kandidaat toestemming heeft gegeven om de gegevens langer te bewaren voor toekomstige vacatures of opname in een talentpool. In dat geval bewaren wij de gegevens maximaal 1 jaar na afronding van de procedure, waarna wij opnieuw toestemming vragen of de gegevens verwijderen.
Talentpool of toekomstige vacatures	maximaal 1 jaar na toestemming, daarna opnieuw toestemming vragen of verwijderen
Werkgeversaccounts en contractgegevens	zolang de overeenkomst loopt en daarna maximaal 7 jaar voor fiscale administratie
Factuur- en betaalgegevens	7 jaar, voor zover fiscaal verplicht
Technische logs en beveiligingsgegevens	meestal maximaal 12 maanden, tenzij langer nodig bij incidenten
Cookie- en analyticsgegevens	afhankelijk van het type cookie en de gekozen instellingen
Geanonimiseerde statistieken	onbeperkt, omdat deze niet meer tot personen herleidbaar zijn

9. Cookies en vergelijkbare technieken

Equalify gebruikt cookies en vergelijkbare technieken, zoals pixels, local storage en session storage. Wij gebruiken deze technieken om onze website en ons platform goed en veilig te laten functioneren, om voorkeuren te onthouden, om het gebruik van de website te analyseren en, indien van toepassing, om marketing- of trackingfunctionaliteiten mogelijk te maken.

Noodzakelijke cookies zijn nodig voor de werking en beveiliging van de website en het platform. Voor deze cookies is geen toestemming vereist. Analytische cookies gebruiken wij om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en om deze te verbeteren. Voor beperkt privacygevoelige analytische cookies is niet altijd toestemming nodig. Marketing- en trackingcookies plaatsen wij alleen als u daarvoor vooraf toestemming heeft gegeven.

Meer informatie over de cookies en vergelijkbare technieken die wij gebruiken, de aanbieders, doelen, bewaartermijnen en uw voorkeuren vindt u in onze afzonderlijke cookieverklaring.

10. Nieuwsbrief en commerciële communicatie

Wij sturen u alleen nieuwsbrieven of commerciële berichten als u daarvoor toestemming heeft gegeven, of wanneer wij u als bestaande klant mogen informeren over vergelijkbare diensten en u zich eenvoudig kunt afmelden.

In iedere nieuwsbrief staat een afmeldlink. U kunt zich ook afmelden door contact met ons op te nemen via info@equalify.nl.

Voor commerciële e-mail geldt dat voorafgaande toestemming nodig is, dat de afzender duidelijk moet zijn en dat afmelden eenvoudig moet zijn.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.

Onze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit versleuteling, toegangsbeperking, logging, beveiligde verbindingen, wachtwoordbeveiliging, back-ups, monitoring, beveiligingsupdates en interne afspraken over vertrouwelijkheid.

Geen enkel systeem is volledig vrij van risico’s. Als zich een datalek voordoet, handelen wij volgens de AVG en melden wij dit waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen.

12. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten. U kunt ons verzoeken om:

inzage in uw persoonsgegevens;
correctie van onjuiste gegevens;
verwijdering van gegevens;
beperking van de verwerking;
overdracht van gegevens;
intrekking van toestemming;
bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of bezwaar tegen direct marketing.

Ook kunt u vragen stellen over AI-matching, profilering of een matchscore die betrekking heeft op uw profiel.

U kunt uw verzoek sturen naar info@equalify.nl. Wij reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand. In complexe gevallen mogen wij deze termijn verlengen met twee maanden. Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren.

Als u uw toestemming intrekt, heeft dat geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

13. Klacht indienen

Als u vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, horen wij dat graag. U kunt contact met ons opnemen via info@equalify.nl.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verwerken niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Als u vermoedt dat wij persoonsgegevens van een kind jonger dan 16 jaar verwerken zonder geldige toestemming, neem dan contact met ons op via info@equalify.nl. Dan beoordelen wij de situatie en verwijderen wij de gegevens waar nodig.

15. Verplicht of vrijwillig verstrekken van gegevens

Voor sommige gegevens is verstrekking noodzakelijk om onze diensten te kunnen leveren. Zonder e-mailadres en wachtwoord kunt u bijvoorbeeld geen account aanmaken. Zonder profielinformatie kan het platform minder goed passende vacatures of kandidaten tonen.

Andere gegevens zijn vrijwillig. Wij geven waar mogelijk aan welke gegevens verplicht zijn en welke optioneel zijn.

16. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, techniek of wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij gebruikers waar nodig actief.